"To e-poštno sporočilo vam pošiljam zdaj, ker mi ustreza. Ne pričakujem, da se boste nanj odzvali izven svojega običajnega delovnega časa." S takim pripisom končuje svoja elektronska sporočila eden od Večerovih zunanjih sodelavcev. Prijazen in dobronameren stavek pa vseeno skriva kleč: sporočilo je poslano in najverjetneje tudi prispe do naslovnika ob kateremkoli času dneva.
V dobi, ko večina ljudi dobiva sporočila o prispeli elektronski pošti neposredno na pametni telefon, je težko pričakovati, da se nanj ne bomo odzvali zunaj svojega običajnega delovnega časa. Če ne drugega, pogledamo pošiljatelja sporočila in na osnovi tega prvega filtra presodimo, kako pomembno je. Torej smo se nanj vsaj v mislih že odzvali, pogosto pa na sporočilo vsaj na kratko tudi odgovorimo, četudi le z nekaj besedami povemo, da smo ga zaznali in se mu bomo posvetili v delovnem času. Nekatere situacije in delovna okolja pa od zaposlenih zahtevajo stalno prisotnost in odzivnost, tudi če ne gre za kritično infrastrukturo ali službe, kot so gasilci, reševalci in medicinsko osebje.
Ugotovljenih 14 kršitev
Zlasti zaradi delodajalcev, ki od svojih zaposlenih pričakujejo, da bodo ves čas na voljo, je bila novembra 2023 v Sloveniji sprejeta novela Zakona o delovnih razmerjih (ZDR), s katero je bila v zakonodajo RS uvedena pravica do odklopa. Ta zaposlenim omogoča, da zunaj delovnega časa niso zavezani opravljati z delom povezanih dejavnosti ali biti dosegljivi za delodajalca. Pravica do odklopa je ključna za zagotavljanje kakovostnega počitka, varovanje zasebnega življenja ter preprečevanje negativnih vplivov na zdravje zaradi prekomernega dela in stalne dosegljivosti. Delavcu omogoča, da v času izrabe pravice do počitka oziroma upravičenih odsotnosti z dela skladno z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom ne bo na razpolago delodajalcu, hkrati pa tudi obveznost, da z namenom konkretizacije te pravice delodajalec sprejme ustrezne ukrepe. Sprejetje ukrepov za uresničevanje pravice do odklopa je bilo odloženo za dvanajst mesecev, do novembra 2024. Zakon se torej v praksi izvaja skoraj eno leto. In kakšna je ta praksa?
Do sredine oktobra letos so na Inšpektoratu Republike Slovenije za delo (IRSD), ki je pristojen za nadzor nad izvajanjem ukrepov, ugotovili 14 kršitev pravice do odklopa, in sicer v proizvodni, trgovinski, gostinski in predelovalni dejavnosti. "Ker se organizacije razlikujejo po dejavnostih in naravi delovnega procesa, zakonodaja delodajalcem omogoča prilagodljivost pri uvajanju konkretnih rešitev. Ključno je, da so ukrepi učinkoviti in prilagojeni posebnostim dela, obenem pa zagotavljajo spoštovanje pravice do odklopa," ob tem pojasnjujejo na inšpektoratu. V nadzorih preverjajo predvsem, ali so delodajalci sprejeli ustrezne ukrepe oziroma ali delodajalci delavcem zagotavljajo pravico do odklopa skladno s sprejetimi ukrepi. Pri tem je zelo pomembno, da so delavci z ukrepi dejansko seznanjeni, še dodajajo. "Naloga delodajalcev je, da morajo delavce ozaveščati glede nevarnosti nenehne izpostavljenosti komunikacijski in informacijski tehnologiji." Na IRSD se zavedajo, da je uveljavljanje pravice do odklopa nujno za kakovostno življenje zaposlenih, njihovo zdravje in učinkovitost pri delu. "Z rednimi nadzori in sodelovanjem z delodajalci in delavci si prizadevamo za ustvarjanje delovnega okolja, ki bo prijazno do zaposlenih in skladno z zakonodajo. Pravica do odklopa je korak k trajnostnim delovnim pogojem in večjemu zadovoljstvu zaposlenih," so prepričani na inšpektoratu za delo.
Odklop od dela, o katerem že eno leto toliko govorimo in poslušamo, ne pomeni le, da ne opravljamo svojih delovnih nalog, temveč tudi, da o službi sploh ne razmišljamo. Poznamo dnevni odklop oziroma počitek, običajno je to tistih 16 ur v dnevu, ki so namenjene spanju in prostemu času, pa počitek ob koncu tedna in letni dopust. Nujni pa so tudi odmori med delovnim časom, v katerih naj bi vsaj za nekaj trenutkov pozabili na delo, razlaga dr. Sara Tement, redna profesorica na Oddelku za psihologijo na Filozofski fakulteti Univerze v Mariboru. "Odklop je pomemben, ker blaži kratkoročne negativne učinke (na primer utrujenost), ki nastanejo kot posledica delovnih zahtev. Po vsakem obdobju napora naj bi sledilo obdobje regeneracije, sicer se utrujenost kopiči. Če na nove zahteve nismo zadovoljivo pripravljeni, jih ocenjujemo kot bolj obremenjujoče, kot dejansko so," pojasnjuje Sara Tement.
Pa vendar si ljudje včasih sami kratimo pravico do odklopa, odgovarjamo na službeno e-pošto tudi v prostem času, nosimo delo domov. Kaj je razlog za tako samodestruktivno vedenje? "K temu lahko prispevajo nekatere osebnostne poteze, denimo nagnjenost k deloholizmu ali perfekcionizmu. Tudi prepričanja, da za opravljanje dela nismo dovolj sposobni ali da pri sodelavcih in vodilnih nismo dobro zapisani, čeprav to ni res," pojasnjuje strokovnjakinja. Drugi dejavnik, ki je verjetno še bolj pogost, je po njenem mnenju to, da v delovnem času, ki nam je na razpolago, ne opravimo vseh delovnih nalog. To je lahko posledica slabe organizacije ali razporeditve dela, nejasnih navodil, nezadostne opore pri opravljanju nalog ali dejstva, da je v organizaciji zaposlenih premalo ljudi, meni Sara Tement.
Posameznik mora sam oceniti, koliko je obremenjen
Opravljanje službenega dela v času, ki je namenjen počitku, nam preprečuje, da bi se spočili in pripravili na nove obremenitve, ima pa tudi druge škodljive posledice. "Posega lahko v medosebne odnose in povezanost z drugimi, krati čas za telesno dejavnost in rekreacijo in ovira vse druge prostočasne dejavnosti, ki so za nas smiselne, pomembne in zadovoljujoče," našteva Sara Tement. Posameznik mora zato v prvi vrsti sam oceniti, koliko je obremenjen in kaj mu je ob delu še pomembno. Vsekakor pa je nujno, dodaja psihologinja, da so delovne naloge primerno razporejene in organizirane. "Težnja po zaključku zastavljenih nalog je nekaj, čemur se zelo težko zoperstavimo. To kažejo tudi psihološke raziskave starejšega datuma. O nedokončnih nalogah razmišljamo naprej in težimo k temu, da jih zaključimo," sklene Sara Tement.
Eno od področij, ki lahko zelo vplivajo na posameznikovo pravico do odklopa, je prav že uvodoma omenjena elektronska pošta. Zato smo sogovornike iz različnih panog vprašali, kakšne so njihova organizacijska kultura in individualne prakse pošiljanja in obravnavanja službene e-pošte. Jožica Korošec, zaposlena kot čistilka pri Snagi, v službeni komunikaciji uporablja zgolj telefon, nadrejeni pa jo pokličejo samo v nujnih primerih, če mora denimo poleg svojega dela nadomeščati še odsotno sodelavko.
Peter Ladič, lastnik in direktor podjetja Intera, pravi, da mu je v veselje tudi v prostem času misliti na službo, ker ima svoje delo rad, a se mu zdi zdrava meja med službo in prostim časom vseeno izjemno pomembna. "V IT-ju so projekti dinamični, tempo je hiter in tehnologija se spreminja dan za dnem. Zato je težko popolnoma 'izklopiti', a verjamem, da je to nujno oziroma se da naučiti krmariti med aktivnostmi in odklopom. Če želiš rasti, moraš znati tudi zadihati, si vzeti čas za razmislek in regeneracijo. Naloga vodij ni samo spremljanje številk, ampak skrb za ljudi – in tega se ne da opraviti, če si utrujen in brez energije," je prepričan Ladič. O svojih zaposlenih meni, da znajo dobro prepoznati, kdaj potrebujejo počitek, in to vidi kot znak zrelosti, zavedanja. Zaupa jim, zato razume, kadar kdo vzame dan zase. "Dober vodja ne meri prisotnosti, ampak rezultate in zadovoljstvo ljudi, ki z njim delajo," je prepričan sogovornik. Elektronska sporočila poslovnih partnerjev tudi v njihovem podjetju včasih prejmejo pozno zvečer ali med vikendom. "Imamo pa jasno določena pravila, kdaj smo dosegljivi, tudi vsa navodila in smernice za uporabo različnih komunikacijskih orodij, da nismo moteni zunaj delovnega časa, če tega ne želimo. Tako ostanejo tudi neodgovorjeni maili in klici, smo pa polno aktivni naslednji dan. Partnerji to povsem razumejo in mislim, da se kultura na tem področju tudi v Sloveniji razvija v pravo smer. Sami partnerjem z zgledom kažemo, da spoštujemo čas drugih – tudi v Intrixu, našem poslovnem orodju, smo vgradili funkcionalnosti, ki pomagajo pri organizaciji dela in jasnih mejah. Pravico do odklopa je treba vzeti resno. Le tako lahko vsi skupaj ohranimo zdrav odnos do dela," je odločen Peter Ladič.
Kako pa je v javnem sektorju? Dr. Saša Jazbec, predstojnica Oddelka za germanistiko na Filozofski fakulteti Univerze v Mariboru, pravi, da so lani ob sprejetju novele zakona od vodstva fakultete dobili uradni dopis o pravici do odklopa za zaposlene, od tedaj e-pošto pošilja v službenem času. "Če se tega iz različnih objektivnih razlogov, na primer ker sem odsotna ali v tujini, ne morem držati in morda mail odpošljem v svojem delovnem času, ki morda ne sovpada z naslovnikovim, nikdar ne pričakujem, da bo odgovoril prej kot v svojem delovnem času. Tudi sicer vedno v mailu napišem, do katerega dne in ure, vedno v delovnem času, pričakujem odgovor kolega oziroma kolegov," navaja profesorica. Kot gostujoča predavateljica ima občasno predavanja tudi ob petkih popoldne in sobotah, pa tudi sicer svoj delovni čas prilagaja obveznostim, kot so denimo popoldanske pedagoške ure, projektna srečanja, online srečanja in podobno, ki v univerzitetnem okolju običajno ne potekajo od 8. do 16. ure. Z nekaterimi sodelavci, ki se s tem strinjajo, zato občasno komunicira tudi zunaj delovnega časa. Tudi študentje večinoma pošiljajo e-pošto kadarkoli, ker v času pedagoškega procesa ni vedno možno premišljeno in ustrezno napisati maila predavatelju, vendar večinoma potrpežljivo čakajo na odgovor, dodaja Saša Jazbec. Po njenem mnenju bi morali vodilni delavci paziti in to dosledno upoštevati, da odgovorov na sporočila in izpolnjevanja delovnih nalog ne pričakujejo ali celo zahtevajo zunaj delovnega časa, e-pošta lahko namreč vedno počaka v nabiralniku na delovni čas naslovnika. "Hkrati pa bi poudarila, da je pravica do odklopa povezana tudi z dolžnostjo, da pa na maile v delovnem času dosledno in sproti odgovarjamo," dodaja profesorica.
Nekatere panoge so glede delovnega časa še bolj turbulentne kot akademsko okolje in lahko posameznika hitro povlečejo v spiralo neskončne dosegljivosti, ki je zelo izčrpavajoča, pa pojasnjuje Tine Lugarič, direktor oglaševalske agencije Trampolin. Prepričan je, da je to posledica slabih in nejasnih dogovorov ter pomanjkanja zaupanja in spoštovanja v poslovnih odnosih. V njihovem podjetju so se zato interno dogovorili za sedemurni delovnik, od 9. do 16. ure, "saj verjamemo, da z vrhunsko ekipo, dobro organizacijo, spoštljivimi odnosi med sabo in z naročniki ter investiranjem časa samo v tisto, kar v nekem kontekstu dodaja vrednost, lahko v sedmih urah narediš zares veliko. Še vedno pa ti ostane tista dodatna ura na dan za izredne primere in potrebe," pojasnjuje Lugarič. "V popoldanskem času morajo ljudje živeti po svoje, se družiti, raziskovati, ukvarjati s hobiji, brati, zato tega časa ne smemo zasičiti z neskončnim delom, ki je običajno posledica slabih dogovorov, nekompetentnosti in slabe organizacije. Posledično so ljudje brez navdiha, energije, pozitivnih pogledov. Vse to pa potrebuješ pri ljudeh, če želiš imeti dobro ekipo. Tudi naš osrednji kanal za interno komunikacijo Slack je v popoldanskem času v veliki večini povsem tiho in se aktivira ponovno naslednje jutro." Kadar v teh sedmih urah zmanjka časa za poglobljeno kreativno in strateško delo, ga vsak najde dodatno po svoje, upoštevajoč celotno sliko procesov, projektov in časovnic, še dodaja sogovornik. Zagotavlja tudi, da urniki drugih institucij nanje ne vplivajo, ker ob začetku projektov z vsakim naročnikom uskladijo časovnice in se jih dosledno držijo.
Kaj torej zapisati za zaključek? Pravica do odklopa ni kaprica zaposlenih, temveč nuja, ki nam omogoča, da bomo sposobni za učinkovito opravljanje delovnih nalog vso svojo delovno dobo. In če nadrejeni spoštujejo to pravico, bi se je morali zavedati tudi zaposleni in je ne kratiti ne sebi ne sodelavcem oziroma poslovnim partnerjem. Vsak program za pošiljanje elektronske pošte, tako na osebnem računalniku kot na telefonu, ima navsezadnje tudi ukaz za načrtovanje pošiljanja sporočil ob določenem dnevu in uri. Naj to postane del splošne organizacijske kulture.
